Εισαγωγή

Το myDATA είναι ένα από τα θέματα που έχουν απασχολήσει έντονα τις επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια, κυρίως γιατί αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθούνται τα έσοδα και τα έξοδα. Αν έχεις επιχείρηση ή σκέφτεσαι να κάνεις έναρξη επιχείρησης, είναι πολύ πιθανό να το έχεις ήδη ακούσει, χωρίς όμως να είναι ξεκάθαρο τι ακριβώς σημαίνει στην πράξη και τι υποχρεώσεις δημιουργεί.

Στην ουσία, το myDATA είναι η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ μέσω της οποίας διαβιβάζονται ηλεκτρονικά τα δεδομένα των παραστατικών. Αυτό σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση καλείται να καταγράφει και να στέλνει τα στοιχεία των συναλλαγών της με συγκεκριμένο τρόπο και σε συγκεκριμένο χρόνο, κάτι που για πολλούς δημιουργεί σύγχυση, ειδικά στην αρχή.

Αυτό που έχει σημασία είναι να καταλάβεις ότι το myDATA δεν είναι κάτι “προαιρετικό” ή κάτι που αφορά μόνο μεγάλες εταιρείες. Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, αποτελεί πλέον βασικό κομμάτι της λειτουργίας, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τη δραστηριότητα.

Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε τι είναι το myDATA με απλά λόγια, ποιες είναι οι βασικές υποχρεώσεις για μια επιχείρηση και τι πρέπει να προσέξεις για να μην αντιμετωπίσεις προβλήματα στην πράξη.

Τι είναι το myDATA

Το myDATA είναι ουσιαστικά ένα σύστημα της ΑΑΔΕ που καταγράφει ηλεκτρονικά τα έσοδα και τα έξοδα μιας επιχείρησης. Με απλά λόγια, πρόκειται για μια πλατφόρμα στην οποία αποστέλλονται τα στοιχεία των παραστατικών, ώστε η φορολογική εικόνα της επιχείρησης να αποτυπώνεται σε πραγματικό χρόνο.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που εκδίδεται ένα παραστατικό, όπως μια απόδειξη ή ένα τιμολόγιο, τα βασικά στοιχεία του διαβιβάζονται στο myDATA. Το ίδιο ισχύει και για τα έξοδα, τα οποία πρέπει επίσης να καταχωρούνται, ώστε να υπάρχει μια πλήρης εικόνα των συναλλαγών.

Η βασική διαφορά σε σχέση με το παρελθόν είναι ότι πλέον τα δεδομένα δεν καταγράφονται μόνο εσωτερικά από την επιχείρηση ή τον λογιστή, αλλά αποστέλλονται και στην ΑΑΔΕ. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ένα ψηφιακό “βιβλίο” για κάθε επιχείρηση, το οποίο αντικατοπτρίζει τη δραστηριότητά της.

Αν και στην αρχή μπορεί να φαίνεται περίπλοκο, στην πραγματικότητα το myDATA δεν αλλάζει τόσο το τι κάνεις, αλλά τον τρόπο που αυτό καταγράφεται και παρακολουθείται. Οι ίδιες συναλλαγές υπάρχουν όπως πριν, απλώς πλέον γίνονται με πιο οργανωμένο και διαφανή τρόπο.

Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, το myDATA αποτελεί πλέον βασικό κομμάτι της καθημερινής λειτουργίας. Δεν είναι κάτι που αφορά μόνο λογιστές ή μεγάλες εταιρείες, αλλά κάθε επιχείρηση που εκδίδει παραστατικά και έχει οικονομική δραστηριότητα.

Ποιες επιχειρήσεις αφορά

Το myDATA αφορά ουσιαστικά όλες τις επιχειρήσεις που έχουν οικονομική δραστηριότητα και εκδίδουν παραστατικά. Δεν κάνει διάκριση ανάλογα με το μέγεθος, τον τζίρο ή τον κλάδο, κάτι που σημαίνει ότι από μια μικρή ατομική επιχείρηση μέχρι μια μεγαλύτερη εταιρεία, οι υποχρεώσεις είναι ίδιες ως προς τη διαβίβαση των δεδομένων.

Στην πράξη, αν εκδίδεις αποδείξεις ή τιμολόγια, τότε σε αφορά άμεσα. Αυτό ισχύει είτε έχεις φυσικό κατάστημα, είτε δραστηριοποιείσαι online, είτε παρέχεις υπηρεσίες. Το myDATA είναι πλέον μέρος της καθημερινής λειτουργίας κάθε επιχείρησης και δεν είναι κάτι που μπορεί να παραλειφθεί.

Ειδικά στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, είναι σημαντικό να γνωρίζεις από την αρχή ότι το myDATA θα είναι μέσα στις βασικές σου υποχρεώσεις. Πολλοί το αντιλαμβάνονται αργότερα, όταν έχουν ήδη ξεκινήσει, κάτι που δημιουργεί σύγχυση και καθυστερήσεις.

Υπάρχουν κάποιες ειδικές περιπτώσεις ή εξαιρέσεις ανάλογα με τη δραστηριότητα, όμως για τη μεγάλη πλειοψηφία των επιχειρήσεων η υποχρέωση είναι δεδομένη. Αυτό που αλλάζει στην πράξη δεν είναι το αν θα το κάνεις, αλλά ο τρόπος με τον οποίο θα οργανώσεις τη διαδικασία, ώστε να γίνεται σωστά και χωρίς άγχος.

Για αυτό και έχει σημασία να το δεις από την αρχή ως μέρος της συνολικής λειτουργίας της επιχείρησής σου και όχι σαν κάτι επιπλέον που “πρέπει να γίνει”. Όσο πιο γρήγορα το ενσωματώσεις στην καθημερινότητά σου, τόσο πιο εύκολα θα το διαχειριστείς.

Τι υποχρεώσεις έχει μια επιχείρηση

Στην πράξη, το myDATA δεν προσθέτει νέες δραστηριότητες στην επιχείρηση, αλλά αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο καταγράφονται και παρακολουθούνται αυτά που ήδη γίνονται. Οι βασικές υποχρεώσεις σχετίζονται με τη σωστή διαβίβαση των παραστατικών και τη διατήρηση μιας καθαρής εικόνας για τα έσοδα και τα έξοδα.

Αυτό σημαίνει ότι κάθε παραστατικό που εκδίδεται, είτε πρόκειται για απόδειξη είτε για τιμολόγιο, πρέπει να διαβιβάζεται στο σύστημα. Το ίδιο ισχύει και για τα έξοδα, τα οποία πρέπει να καταχωρούνται, ώστε να υπάρχει πλήρης εικόνα της δραστηριότητας. Η διαδικασία αυτή γίνεται είτε αυτόματα μέσω προγράμματος, είτε σε συνεργασία με τον λογιστή.

Ένα σημαντικό σημείο είναι ο χρόνος. Η διαβίβαση δεν γίνεται οποτεδήποτε, αλλά μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια, τα οποία εξαρτώνται από τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Για αυτό και η οργάνωση από την αρχή παίζει καθοριστικό ρόλο, ώστε να αποφεύγονται καθυστερήσεις και λάθη.

Παράλληλα, η επιχείρηση έχει την ευθύνη να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα που αποστέλλονται είναι σωστά και συμφωνούν με τα πραγματικά της στοιχεία. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να τα κάνει όλα μόνη της, αλλά ότι χρειάζεται να υπάρχει σωστή συνεργασία με τον λογιστή και τα κατάλληλα εργαλεία.

Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, αυτές οι υποχρεώσεις είναι πλέον μέρος της καθημερινότητας και όχι κάτι επιπλέον. Όσο πιο σωστά ενσωματωθούν από την αρχή, τόσο πιο ομαλά λειτουργεί η επιχείρηση χωρίς περιττό άγχος ή διορθώσεις στην πορεία.

Πώς γίνεται η διαβίβαση στο myDATA

Η διαβίβαση στο myDATA γίνεται με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το πώς λειτουργεί η κάθε επιχείρηση και τι εργαλεία χρησιμοποιεί στην καθημερινότητά της. Στην πράξη, δεν υπάρχει ένας μόνο τρόπος, αλλά η διαδικασία προσαρμόζεται ανάλογα με τις ανάγκες και το μέγεθος της δραστηριότητας.

Ο πιο συνηθισμένος τρόπος είναι μέσω εμπορικού ή λογιστικού προγράμματος, το οποίο είναι συνδεδεμένο με το myDATA και στέλνει αυτόματα τα στοιχεία των παραστατικών. Σε αυτή την περίπτωση, η διαδικασία γίνεται σχεδόν ταυτόχρονα με την έκδοση της απόδειξης ή του τιμολογίου, χωρίς να απαιτείται κάποια επιπλέον ενέργεια.

Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου η διαβίβαση γίνεται μέσω της ταμειακής μηχανής ή άλλων συστημάτων που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, αρκεί να είναι διασυνδεδεμένα με την πλατφόρμα. Αυτό αφορά κυρίως επιχειρήσεις με φυσικό κατάστημα, όπου οι συναλλαγές καταγράφονται άμεσα.

Σε μικρότερες δραστηριότητες ή σε περιπτώσεις που δεν υπάρχει εμπορικό πρόγραμμα, η διαδικασία μπορεί να γίνεται σε συνεργασία με τον λογιστή, ο οποίος αναλαμβάνει τη διαβίβαση των δεδομένων. Αν και αυτός ο τρόπος είναι πιο “χειροκίνητος”, εξακολουθεί να είναι μια λύση που εφαρμόζεται στην πράξη.

Αυτό που έχει σημασία είναι να επιλεγεί από την αρχή ο τρόπος που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρηση, ώστε η διαβίβαση να γίνεται ομαλά και χωρίς καθυστερήσεις. Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, αυτή η απόφαση επηρεάζει την καθημερινή λειτουργία, γι’ αυτό και καλό είναι να υπάρχει σωστή καθοδήγηση πριν καταλήξεις.

Τι γίνεται αν δεν το κάνεις σωστά

Όταν η διαβίβαση στο myDATA δεν γίνεται σωστά ή δεν γίνεται καθόλου, το πρώτο που δημιουργείται είναι μια ασυμφωνία στα δεδομένα της επιχείρησης. Αυτό σημαίνει ότι τα στοιχεία που υπάρχουν στην ΑΑΔΕ δεν ταυτίζονται με την πραγματική εικόνα των συναλλαγών, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα σε επόμενο στάδιο.

Στην πράξη, τα πιο συνηθισμένα θέματα έχουν να κάνουν με καθυστερήσεις στη διαβίβαση, λάθη στα παραστατικά ή ελλιπή καταγραφή εξόδων. Αυτά μπορεί να φαίνονται μικρά στην αρχή, αλλά όσο συσσωρεύονται, δυσκολεύουν τη συνολική εικόνα της επιχείρησης και απαιτούν χρόνο για να διορθωθούν.

Υπάρχουν φυσικά και περιπτώσεις όπου τα λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε ελέγχους ή επιβαρύνσεις, ειδικά όταν υπάρχει σημαντική απόκλιση στα δεδομένα. Ωστόσο, το βασικό ζήτημα δεν είναι μόνο οι πιθανές συνέπειες, αλλά το ότι χάνεται ο έλεγχος της οικονομικής εικόνας, κάτι που επηρεάζει άμεσα τη λειτουργία της επιχείρησης.

Αυτό που έχει σημασία είναι ότι τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα μπορούν να αποφευχθούν με σωστή οργάνωση από την αρχή. Όταν υπάρχει ξεκάθαρη διαδικασία, κατάλληλο εργαλείο και συνεργασία με τον λογιστή, η διαβίβαση γίνεται ομαλά και χωρίς άγχος.

Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, το myDATA είναι πλέον μέρος της καθημερινότητας και όχι κάτι που μπορεί να αφεθεί στην τύχη. Όσο πιο σωστά στηθεί από την αρχή, τόσο λιγότερα θέματα θα προκύψουν στην πορεία.

Συχνές απορίες για το myDATA

Ένα από τα πιο συνηθισμένα ερωτήματα που προκύπτουν γύρω από το myDATA είναι το ποιος τελικά έχει την ευθύνη για τη διαβίβαση των δεδομένων. Στην πράξη, παρότι η διαδικασία γίνεται συχνά σε συνεργασία με τον λογιστή, η υποχρέωση αφορά την ίδια την επιχείρηση. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να υπάρχει σωστή οργάνωση και συνεννόηση, ώστε όλα να γίνονται έγκαιρα και σωστά.

Μια ακόμα απορία που εμφανίζεται συχνά είναι αν απαιτείται κάποιο ειδικό πρόγραμμα για να λειτουργήσει σωστά το σύστημα. Η απάντηση είναι ότι δεν υπάρχει μία μόνο λύση, αλλά στην πράξη η χρήση ενός κατάλληλου εμπορικού ή λογιστικού προγράμματος διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία και μειώνει τα περιθώρια λάθους.

Πολλοί επίσης αναρωτιούνται τι συμβαίνει σε περιπτώσεις μικρών επιχειρήσεων ή δραστηριοτήτων με περιορισμένο όγκο συναλλαγών. Το myDATA δεν εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησης, επομένως οι βασικές υποχρεώσεις ισχύουν ανεξάρτητα από τον τζίρο. Αυτό που αλλάζει είναι ο τρόπος οργάνωσης και η συχνότητα των κινήσεων.

Ένα ακόμη σημείο που δημιουργεί σύγχυση είναι το κατά πόσο η διαδικασία απαιτεί καθημερινή ενασχόληση. Στην πραγματικότητα, όταν η επιχείρηση είναι σωστά στημένη και χρησιμοποιεί τα κατάλληλα εργαλεία, η διαβίβαση γίνεται σε μεγάλο βαθμό αυτόματα και δεν απαιτεί συνεχή παρέμβαση.

Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, αυτές οι απορίες είναι απολύτως φυσιολογικές, ειδικά για κάποιον που ξεκινά τώρα. Το σημαντικό είναι να ξεκαθαριστούν από την αρχή, ώστε το myDATA να ενταχθεί ομαλά στην καθημερινή λειτουργία και να μην αντιμετωπίζεται ως κάτι πολύπλοκο ή δύσκολο.

Συμπέρασμα

Το myDATA μπορεί στην αρχή να φαίνεται περίπλοκο, όμως στην ουσία του είναι ένα εργαλείο που οργανώνει καλύτερα την εικόνα της επιχείρησης και φέρνει μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές. Δεν αλλάζει το τι κάνεις καθημερινά, αλλά τον τρόπο που αυτό καταγράφεται και παρακολουθείται.

Για κάθε επιχείρηση, είτε βρίσκεται στην αρχή είτε έχει ήδη δραστηριότητα, το σημαντικό είναι να κατανοήσει τις βασικές υποχρεώσεις και να οργανώσει σωστά τη διαδικασία από νωρίς. Όσο πιο ξεκάθαρο είναι το πλαίσιο λειτουργίας, τόσο λιγότερα προβλήματα προκύπτουν στην πορεία.

Στην έναρξη επιχείρησης στην Ελλάδα, το myDATA αποτελεί πλέον αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητας και δεν είναι κάτι που μπορεί να αγνοηθεί. Με τη σωστή καθοδήγηση και τα κατάλληλα εργαλεία, μπορεί να ενσωματωθεί ομαλά και να λειτουργεί χωρίς να δημιουργεί πίεση.

Αν υπάρχει σωστή οργάνωση από την αρχή, το myDATA παύει να είναι ένα “άγνωστο” και γίνεται απλά ένα ακόμα κομμάτι της επιχείρησης που δουλεύει όπως πρέπει, χωρίς εκπλήξεις και χωρίς άγχος.